כותבים מסמך אפיון שמדויק לצרכים של העסק שלכם

השקעה בכתיבת מסמך אפיון לאתר הוא הדבר הנכון ביותר לעשות לפני שאתם חושבים להרים טלפון לחברת פיתוח אתריםֿֿֿֿֿ

בחברות ״מוצר״ (כמו גוגל, אמזון, פייסבוק), לפני שמפתחים פיצ׳ר מסך או אתר, מנהל המוצר כותב מסמך אפיון של המערכת. תפקידו להכיר את המשתמשים, ואת הצרכים שלהם ולהגדיר ולאפיין מוצרים שפותרים את הבעיות שלהם ועונים על הצרכים שלהם. על התהליך הזה נרחיב בהמשך אבל ראשית עלינו להבין כי ללא אפיון מוצר אף אחד (העסק, המעצבים, המאפיינים, אנשי הפיתוח) לא יבין מה התוכנית שלנו לגבי האתר. ואנחנו נגלה את הטעויות רק אחרי שהאתר יהיה מוכן או גרוע מכך כשהוא באוויר.

המסמך יאפשר לנו להיות ברורים בתמחור, הקבלת אישורים מההנהלה במידת הצורך לאשר את התכולה מול היחידות העסקיות ולתת לחברות הפיתוח, חוויית המשתמש, העיצוב, בסיס מוגדר לדרישות שלכם, כך שיוכלו לתמחר ולספק לכם את התוצר שאתם רוצים כך שתהיו מרוצים והאתר יספק את המטרות לשמם הוא פותח.

במידה והתנסתם בעבר בשיפוץ הדירה, או בניית הבית החדש שלכם וודאי ברור לכם כמה חשוב שלאורך התהליך התכנון ילווה אתכם אדריכל.

התוכניות של האדריכל יחסכו לכם זמן, כסף ועוגמת נפש. בתהליך התכנון שלו האדריכל לומד את העדפות, הצרכים של בני המשפחה (היום ובעתיד) ומעלה את הרעיונות על הכתב על גבי מסמכים. כך שהקבל יוכל להגיע, להעריך את זמן עבודתו כמה שיותר מדויק ולבצע בהתאם לתוכנים.

מטרתו של מסמך האפיון זהה בתהליך פיתוח האתר. רק עם מסמך אפיון תוכלו לקבל הערכת מחיר ולוחות זמנים לפיתוח האתר ולא להימרח חודשים ארוכים. רק באמצעות מסמך אפיון תגיעו לתוצר שאתם רוצים. 

מה המטרות של מסמך אפיון?

1. תכנון מדויק – האפיון מאפשר לנו להתמקד בפרטים של המוצר. וזה מאפשר לנו לעשות טעויות על הנייר לפני שהפעלנו ספקים וחברות עיצוב ופיתוח. שכל תיקון ידרוש תקציב נוסף
2. תקשורת יעילה ותיאום ציפיות – המסמך מהווה אמצעי תקשורת מרכזי בין מגוון הגורמים בפרויקט ומאפשר לכולם לדעת לקראת מה הולכים ומה נדרש. המשתתפים הידועים הם: הנהלה, חוויית משתמש, עיצוב, פיתוח, ניהול מוצר, ניהול פרויקט. אולם ניזכר תוך כדי עבודה שצריכים ממשקים נוספים כמו: SEO, אנשי שיווק, מיקרו קופי, צילום סטילס ווידאו ועוד.
3. צמצום סיכונים – מסמך אפיון ברור ומפורט מקטין את הסיכוי של ביצוע עבודה מיותרת וטעויות, הוא יחסוך למפתחים ולמעצבים זמן עבודה ואתכם ישאיר במסגרת התקציב משלב התכנון.
4. מדדי הצלחה – בשלב האפיון ניתן להשתמש באפיון ככלי למדידת הצלחה לאחר שהאתר יושק.

מה השלבים בכתיבת מסמך אפיון?

1. הגדרת מטרות ויעדים: לאחר שהבנו מה הבעיה נרצה להגדיר את המטרות של המוצר? מה הוא ישיג בטווח הקצר, הבינוני והארוך. מה הציפיות של העסק מהאתר? מה ציפיות הלקוח מהאתר?
2. הגדרת פונקציונאליות: על בסיס הבעיות והכאבים של המשתמשים שאיתרנו אפשר להתחיל להגדיר את תכולת האתר. מה המוצר יעשה? איך הוא יעזור למשתמש
3. מבנה אתר: נרשום בנקודות מה מבנה האתר? אילו מסכים הכרחיים לנו בשלב העלייה לאוויר ומה יכול להמתין להמשך.
4. כתיבת מסמך אפיון ושיתוף עם כל הגורמים הרלוונטיים: על מנת שהמוצר ייתן מענה טוב. חשוב להקריא ולשתף את כל הגורמים הרלוונטיים במסמך אפיון ולאשר טרם סגירתו למסמך סופי.
5. הערכת משמעויות: זהו השלב שבו המסמך מוכן. אתה מעביר. אותו לחברות העיצוב והפיתוח לקבל הערכת משמעויות. ניתן לדייק את המסמך, בהתאם לשאלות של ספקים. ולהוסיף הערכות. אך חשוב שכל הספקים ידברו על תכולה זהה ויעבירו אליך הצעות מחיר בהתאם. שתוכל להשוות תפוזים לתפוזים.

מיקוד בחוויית משתמש

העולם הפך להיות ממוקד חוויית לקח. מהמשתמשים שלנו מבלים בממוצע 5 שעות ביום מול מסך הסמארטפון ופוגשים את הממשקים המתקדמים והיעילים ביותר כמו פייסבוק, אמזון, אפל נטפליקס ועוד. לאורך הזמן הם נהייים סבלניים פחות והופכים תובעניים יותר.

חוויית משתמש בעיתית תגרום לנטישה ואי ניצול אופטימאלי של הנכס הדיגיטלי שלנו.

לאורך אפיון האתר חשוב לנו להתייחס לשימושיות הלקוח – עד כמה המוצר שלנו נותן ערך ללקוח. ועד כמה הוא מספק תחושת ביטחון, שהלקוח מבין איפה הוא נמצא בתהליך העבודה, איך הוא יכול להתקדם ממסך מסויים, מה האפשרויות שלו, איך הוא יכול לחזור למסך ממנו בא וכד׳.

החזרה על השקעה – ROI Return Of Investment

על פי ג׳ייקוב נילסן, השקעה של 10% בלבד מתקציב הפיתוח מניבה 83% שיפור ביחס ההמרה. אז מאיפה מגיע השיפור? מהגדלת מכירות, צמצום שיחות, צמצום זמן לימוד והטמעה, צמצום טעויות, שיפור יעילות העובדים והעברת שירותים פיזיים לדיגיטל.

על מה לא כדאי להתפשר בתכולת מסמך אפיון

מיקרו קופי

מקרו קופי, נקרא כך כיוון שהוא מתייחס לקופירייטרינג לאלמנטים מסויימים באתר. לא תוכן של כתבות אלא כפתורים, כותרות, הנעות לפעולה. מיקרו קופי טוב יעזור ללקוח להבין מה עליו לעשות ולנווט בקלות באתר. ולהרגיש ביטחון שהגיע למקום הנכון.

הרבה פעמים מוותרים על החלק הזה מחוסר תקציב, לדעתי זהו אחד האלמנטים החשובים ביותר באתר שלכם. הוא מייצר את הטון שלכם, הקול שלכם מול הלקוח. שפה לא מותאמת לקהל המטרה יוצרת נטישה. אשמח לחבר אתכם עם מומחה מיקרו קופי

פרסונות

בתהליך הגדרת הפרסונות ננסה להבין מה המוטיבציה הפנימית שלהם להיות במגע עם השירות שלנו.

מתוך ראיונות משתמשים ננסה לזהות, סוגי פרסונות. סוגי אנשים זהים שעשויים להיות המשתמשים המרכזיים במוצר שלנו. וננסה להבין מה המטרה שלה בעולם התוכן שלנו? מה הכאבים שלה בתהליך היום? מה היא מנסה להשיג? מה המוטיבציה שלה לעשות פעולה מסויימת ומה החששות שלה?

מתוך הפרסונות נוכל לדייק אילו פיצ׳רים ומוצרים יכולים לפתור את הבעיה שלה. הפיצרים החשובים ביותר יהיו חייבים להיכלל בתכולת ה MVP לגרסה הראשונה. על הפרסונות תוכלו ללמוד בפוסט הזה על מחקר משתמשים שהכנתי עבורכם.

ארכיטקטורת מידע

מה זה ארכיטקטורת מידע? תכנון וארגון מבנה התצוגה של האתר, סכמת השמות והניווט, באופן שיספק מענה לצרכי המידע ויעדי המשתמש והארגון. המטרה היא לייצר סדר במידע. לארגן את הפריטים באופן שיתן היגיון למשתמש ויסייע לו לנוע באתר בביטחון בפשטות ובמהירות. להרבה מהמנהלים שעבדתי איתם ישנו קושי לסדר מידע לפני שהוא נמצא מול העיניים שלהם. באתר שעדין לא קיים. ההצעה שלי בחלק הזה היא פשוט לשפוך את פיצרים והמסכים ברשימה אחת מלאה, לסדר אותם לפי קטגוריות במידה ויש הרבה אלמנטים ולתעדף אותם לפי שימושיות .

שלהם. ומהמקום הזה לצאת לתכנון מבנה המערכת.

תכנון מבנה המערכת

בשלב השני נתכנן את מבנה המערכת, זהו למעשה חלוקת מלאי המערכת לקבוצות על פי ההיגיון המובן למשתמשים. הקבוצות יהיו מתועדפות, בינן לבין עצמן וכן בתוך כל קטגוריה.

User Flow

בדיוק בתהליך שבו אדריכלים מתכננים עיצוב מחדש של מפעל, חנות או כל מבנה אחר, באופן שבוא יכווין את המשתמשים בו ויסייע להם לקנות ולעבור תהליך בדרך של קניה לדוגמא, כך אנו נרצה לתכנן מראש את הפלואו המרכזי של המערכת ולהבין שהמסכים, הארכטיקטורה והמידע תומך בו.

נייצר תרשים פשוט המתאר על מה המשתמש לעשות כדי להשיג מטרה מסוימת.

נחשוב על הפרסונה שאפיינו בשלב המחקר המקדים ונתאר איך היא משתמשת במערכת. לדוגמא תהליך קנייה.

ונתייחס למסכים שהגדרנו, ואפיינו האם הם תומכים בתהליך בצורה אופטימאלית? האם הם מספקים את המידע הנדרש? האם הלקוח באמת יבצע את הפעולה שציפינו ממנו? האם הוא מבין מה עליו לעשות?

מדידה

עליתם עם מוצר חדש. מעולה. איך תדעו שהדברים עובדים? האם אתם מסתמכים על גוגל אנליטיס שיידע מה תצטרכו למדוד? בתהליך האפיון כדאי להכניס מדדי מדידה, מה חשוב יהיה לנו למדוד כשנעלה לאוויר? אילו פעולות? שימושים או הקלקות נרצה לדעת כשבוצעו? איזה מידע על המשתמשים נרצה לאסוף ולהצליב? אילו מערכות צריכות להתממשק למידע הזה כדי שנקבל תמונה רחבה יותר. לדוגמא חיבור דאטה מERP  לאנליטיקס וכד׳. כדאי לקחת יועץ מומחה בנושא – אשמח לסייע בחיבור עם אחד כזה

ניווט  ברור ומסודר

תפקיד הניווט לחשוף את המבנה של המערכת למשתמש ולספק גישה למידע ולפעולות. בנוסף עליו להיות ככלי משוב ולהבהיר למשתמש היכן הוא נמצא, לאן הוא יכול להגיע מכאן, ומאיפה הגיע במידת הצורך.

למה להיעזר במנהל מוצר בכתיבת מסמך אפיון לאתר? 

מנהלי מוצר כותבים מסמך אפיון כיוון שזהו כלי עבודה אפקטיבי המיועד לכל הגורמים המעורבים בתהליך הקמת האתר. והוא הכרחי בין אם אתה מקים אתר קטן ופשוט, אתר איקורמס או מערכת משמעותית עם אזור אישי התממשקויות למערכות שונות וכד׳.

המסמך מגדיר את היכולות, הפונקציונאליות וההתנהגות של האתר או המוצר.

כתיבת מסמך אפיון על ידי מנהל מוצר מקצועי חוסכת לך המון כסף וזמן ותסכול בתהליך הפיתוח ולאחריו. מסמך אפיון טוב משפר את התנהלות הפרויקט ואת התקשורת עבודת הצוות.  מנהל מוצר טוב יכול לסייע בהתמקדות במה שבאמת חשוב ולבחור פיצ׳רים נכונים לפיתוח ולהימנע מפיתוח יכולות שאינן מתאימות למטרות המוצר או לצרכים של הלקוח.

מנהל המוצר מאזן בין המטרות העסקיות ולצרכים של הלקוח ומתרגם בשפה אחת לכלל הגורמים בתהליך פיתוח המוצר.

למה כדאי לך שאנחנו נכתוב עבורך את המסמך אפיון לאתר?

אנחנו צוות סקווד, של מנהלי מוצר, פרויקט, ui ux, ופיתוח ובעברינו מאות מוצרים למותגים המובילים בישראל. בנוסף אנחנו דיגיטליים 100%. את התהליך תוכל לסיים בתוך פחות מ-10 דקות, ומנהל מוצר יטפל בכתיבת המסמך בהתאם לצרכים שלכם. באמצעות המערכת המתקדמת שלנו תקבלו את השירות המקצועי ביותר וחתכו זמן וכסף רב.

למה זו טעות להסתמך על חברת הפיתוח לאפיון האתר שלכם?

מסמך אפיון הוא חלק עסקי. הוא צריך לכלול את היעדים הצרכים העסקיים, האינטגרציה, הצרכים של כל בעלי העניין והיחידות בארגון. כדי לתת ערך אמיתי למשתמש אתם צריכים להכיר היטב את המשתמשים שלכם. באמצעות שיחות עם השיווק, המכירות, השירות, הסקסס, הפיתוח. את צריכים לדבר עם הלקוחות שלכם באופן ישיר כדי להבין מה מציק להם, מה כואב ומה אפשר לפתור בנוכחות באתר.

כשחברת פיתוח מאפיינת את האתר שלכם, היא לוקחת בחשבון את הידע והניסיון שלה. היא לוקחת בחשבון את התמחור, והעבודה הנדרשת. וגם אם מופיעה שורה בהצעת מחיר שכוללת את שלב המחקר. מניסיון לרוב הוא אינו מספק אלא אם הולכים על תהליך מעמיק ומשמעותי.

 למה לא להעתיק מסמך אפיון מאתר אחר?

כתיבת מסמך אפיון בידי מנהל מוצר מנוסה היא ההשקעה הטובה ביותר שתוכלו לעשות. לכל אתר ומוצר יש צורך באפיון שונה שיותאם לפעילות ויתייחס לצרכי הלקוחות ולצרכים העסקיים. אתר טוב יכול לסייע לכם לעמוד ביעדים העסקיים שהוגדרו ולשמש ערוץ הכנסה נוסף מהדיגיטל.

 דיגיטל קלאב סקווד?!  מי שמע עליכם בכלל?

קצת עלי: ירון אהרוני, מנהל מוצר עם 15 שנות ניסיון בעולמות הדיגיטל. אני עובד עם חברות וארגונים כ- Product Manager as a service ואחרי שהקמתי עשרות מוצרים ואתרים הקמתי את הבוט הזה עבור כל מנהל דיגיטל שרוצה לצאת למהלך של הקמת אתר חדש ולא יודע איך להתחיל. אז אפשר גם להתחיל ממש כאן

יש לכם שאלה? אל תהססו. מוזמנים ליצור קשר.

תהליך האפיון באמצעות הבוט הוא ללא עלות. גם אם לא תתקדמו לעריכה מלאה של מסמך אפיון איתנו, הוא יעשה לכם סדר. ישאל אתכם שאלות מדוייקות ויעזור לכם בצעד הראשון באפיון האתר שלכם.