איך לגשת למכרז ספקים בהקמת אתר חדש?

איך תכננתם לגשת למכרז ספקים?

עבר זמן והאתר של הארגון שלכם הופך ללא רלוונטי ואתם חושבים או רוצים לצאת לפרויקט של הקמת אתר חדש. איך תכננתם לצאת למכרז ספקים עבור הקמת האתר החדש? ברוב המקרים אני רואה שארגונים גדולים בוחרים גורם ספציפי מהארגון שיוביל את המהלך. בד"כ מנהל שיווק, מנהל דיגיטל, מנהל פרויקט או גורם עסקי עם חוש וגישה לדיגיטל. לאחר מכן כותבים בריף קצר ויוצרים לחפש ספק.

הדרך הזו היא מתכון לכישלון של הפרויקט ושהתוצאה שלו ברורה!

בסוף התהליך תקבלו אתר שלא רציתם, שלא תכננתם. אתם תתפשרו על מלא דברים במהלך הדרך וברוב המקרים תהיה דחייה משמעותית בלו"ז וחריגה בתקציב.

רגע לפני שרצים לקבל 3 הצעות מחיר משלושה ספקים שונים, בתהליך מכרז ספקים בהקמת אתר חדש, כדאי לשבת ולעשות חושבים, איך האתר שאני מתכנן הולך לפתור את הנושאים הבאים:

  1. הגדרת מנהל מוצר או מנהל פרויקט דיגיטלי בארגון
  2. מטרות עסקיות
  3. יעדים עסקיים
  4. כאבים של הלקוחות
  5. ריכוז תובנות לפיתרון מהיר

מגדירים owner למוצר / לנכס הדיגיטל החדש לפני מכרז הספקים

מנהל מוצר או מנהל פרויקט

בפרויקטים מסוג זה, אנחנו רוצים שתהיה פונקציה אחת שמרכזת את הכל. גורם אחד שרואה את התמונה מקצה לקצה ויודע לקחת את התהליך מרעיון ועד הוצאה לפועל. זה יכול להיות מנהל פרויקט, אבל עדיף מישהו עם ניסיון בפרויקטים מסוג זה בדיגיטל. הפונקציה האידיאלית זה מנהל מוצר. אולם ברוב הארגונים הגדולים עדין לא קיימת פונקציה של מנהל מוצר לנכסים הדיגיטליים.

למנהל מוצר יש תהליכי עבודה ברורים בהגדרת תכולת המוצר הדיגיטלי. והתהליך הזה מבטיח שבסופו המוצר יכלול את התכולה המינימאלית ההכרחית שחשוב למשתמשים שלכם לקבל.

לכן גם אם לארגון שלכם אין מנהל מוצר, זה הזמן לבחון אולי לגייס פונקציה כזו או לגייס באופן נקודתי לפרויקט מנהל מוצר במיקור חוץ.

מנהל פרויקט דיגיטלי, גם כן יכול להוביל פרויקט כזה, אבל חשוב מאוד שיהיו בידיו הכלים להיות יותר מפונקציה שמרכזת החלטות ומנהלת את הגאנט, הלוז התכולה והתקציב. חשוב שמנהל הפרויקט יידע לקבל החלטות שטובות למשתמש, לארגון, ולבעלי העניין השונים, ותואמות את היכולות הטכנולוגיות בארגון.

מטרות עסקיות של האתר

הקמת צוות עבודה לניהול הפרויקט. בשלב התכנון כדאי להכניס את כל הגורמים הרלוונטיים בארגון לתוך חדר. בפגישה נגדיר יחד מטרות עסקיות שאין להם מענה מספק בערוצים השונים.

צוות העבודה יכלול לרוב, את מנהל הפרויקט, גורם עסקי שמבין במוצרים ובשירותים, מישהו משירות הלקוחות, מכירות, ומנהל בכיר שיכול לאשר ולשחרר לחצים נדרשים לאורך הפרויקט.

כדאי שמנהל הפרויקט או מנהל המוצר יקיים פגישות אחד על אחד עם כל בעלי העניין המשפיעים על התהליך. כדי להבין לאן נושבת הרוח, מה הצרכים, הלחצים או הדרישות ולרכז אותם למסמך אחד.

יעדים עסקיים לפלטפורמה הדיגיטלית החדש

מה המטרות של האתר?

מה אנחנו רוצים שאתר ישיג עבור הארגון?

איך תיראה הצלחה של האתר?

את השאלות האלה כדאי לבחון מול כל הגורמים. כדאי להתעכב ולהקשיב בסבלנות מה כל אחד אומר וחושב.

בסוף הפרויקט אותם גורמים ישאלו את עצמם האם הצלחנו לעמוד במטרות העסקיות וביעדים?

בנוסף, כדאי להגדיר מדדים מספריים. לדוגמא כיום אחוז ההמרה באתר הוא X ואנחנו רוצים שהוא יגדל ל 10X.

המטרות יכולות לכלול צרכים עסקיים מכלל המחלקות. אך כשבאים לסכם את הדברים ולצאת לדרך כדאי לבחור לא יותר 3-4 מטרות עיקריות. כדאי לשאול באילו מטרות האתר חייב לתמוך? על המטרות והיעדים האלה אנו נימדד ולכן חשוב שהם יוצגו ויהיו מוסכמים  על ידי כל הגורמים.

כאבים של לקוחות

היום ברור מתמיד שלפני שאנחנו יוצאים עם פיתרון, צריך להבין למי הוא תורם? לעסק או ללקוח?

פיתרון טוב סטייאבילי לאורך זמן מגיע מתוך הצרכים של הלקוח.

כמנהל מוצר ומנהל הפרויקט כדאי לשבת עם כמה שיותר לקוחות, להכיר אותם מקרוב, ולהכין רשימת שאלות שתעזור לכם להבין את מסע הלקוח שלהם היום מול הפיתרון שהארגון שלכם מציע ומה מפריע להם בכל שלב….  הכאבים האלה יהפכו לפנינים כשתחליטו אילו פיצ'רים או אלמנטים באתר החדש תרצו לתעדף.

מצרף קישור לפוסט בנושא מחקר משתמשים שמרחיב ומסביר כל תהליך המחקר משתמשים

ריכוז תובנות ויצירת מסמך דרישה עבור מכרז ספקים בהקמת אתר חדש

רק עכשיו שיש בידנו את כל המידע, מנהל המוצר יכין בריף מפורט מצד אחד ומצד שני ממוקד – למה נרצה לראות באתר החדש, מה רשימת הפיצרים, אילו אלמנטים מהאתר הישן ממשיכים איתנו הלאה ומאילו ניפרד. נכתוב, אילו מגבלות וצרכים טכנולוגיים אנו רוצים לראות באתר, האם יש ממשקים או מערכות צד ג' שצריכות להיות חלק מהפרויקט?

הרשימה הזו בעצם תאפשר לנו לפנות לשלושה ספקים ולהשוות תפוזים לתפוזים ולקבל הצעות מחיר המבוססות על תכולה זהה.

התהליך הזה יאפשר לכם להגיע מוכנים לפרויקט כשהספק יודע מה הוא צריך לספק.

ולאורך התהליך ועד סופו יהיה לכם כלי עבודה שבאמצעותו תוודאו שאתם בכיוון הנכון והאתר הולך לתת מענה לכל האתגרים שלכם.

דיגיטל קלאב מספקים שירותי ניהול מוצר במיקור חוץ ומלווים ארגונים משלב התכנון, הסקופינג, כתיבת מסמך אפיון ודרישה, ניהול כל שלבי הפרויקט ועד מדידת הפרויקט לאחר העלייה לאוויר.